หากผู้ที่ทำงานอยู่ในออฟฟิตก็คงจะทราบกันดีว่าการจัดทำไฟล์ Excel นั้นเป็นเรื่องที่ต้องเรียนรู้ เพราะจะต้องใช้โปรแกรมนี้ในการจัดแจงงาน หรือจัดทำงานของคุณในทุกๆวัน หรือในทุกๆสิ้นเดือน และมันจะดียิ่งขึ้นไปอีกไหม ถ้าหากว่าคุณสามารถจัดการไฟล์ Excel ที่คุณมีได้อย่างสบายๆ และความสะดวกสบายที่ว่านี้ได้เกิดขึ้นแล้วค่ะ เพราะ Office 365 ได้จัดการเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ที่มีความสามารถในเรื่องของกาจัดการไฟล์ Excel ได้เป็นอย่างดีลงไป ซึ่งความสามารถของมันก็คือ สามารถค้นหาไฟล์ Excel ได้อย่างรวดเร็ว สามารถวิเคราะห์เนื้อหาที่มีอยู่ในไฟล์ เพื่อเป็นการลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลได้ ซึ่งการตรวจสอบนี้สามารถทำได้เช่น ไฟล์ Excel นี้มีจำนวนกี่ไฟล์ และไฟล์นี้ลิงก์ไปหาไฟล์ใดในเครื่องของพนักงานคนใดหรือไม่ และจัดการตรวจสอบว่าถ้าหากมีการแก้ไฟล์งานนี้ จะเกิดผลกระทบกันไฟล์ Excel อื่นๆในองค์กรที่เกี่ยวข้องหรือเปล่า เป็นต้น ซึ่งแน่นอนว่าความสามารถเหล่านี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลที่สำคัญได้มากเลยทีเดียว และเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมาก
สำหรับในส่วนของวิธีการใช้งานก็ไม่ใช่เรื่องยากอะไรค่ะ ก่อนอื่นเลยต้องเข้าสู่หน้า eDiscovery Center ก่อน จากนั้นก็จะมีช่องให้กรอกในส่วนของรายละเอียดเงื่อนไขอย่างละเอียด เพราะฉะนั้นผู้ที่จะเข้าไปใช้งานจะต้องมีความรู้ในเรื่องของ Excel อย่างดี ถ้าหากว่าใครอยากจะลองเข้าไปดูรายละเอียดก็สามารถลองทำตามขั้นตอนข้างต้นได้เลยค่ะ แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดจากฟีเจอร์ใหม่นี้ก็คือองค์กรได้ประโยชน์อย่างมากในเรื่องของการจัดการไฟล์ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบความเสี่ยงของข้อมูลได้อีกด้วย เชื่อว่าหลายองค์กรคงเริ่มที่จะนำเอาฟีเจอร์นี้ไปใช้กันบ้างแล้วละค่ะ
